اختيار قاعة الاجتماعات: ترتيبات الجلوس والاحتياجات التقنية

أول سؤال عند استئجار قاعة اجتماعات: كم شخصًا تتسع؟ لكن القاعة نفسها قد تتسع لمئتي شخص بترتيب المسرح ولثلاثين شخصًا حول طاولة على شكل حرف U. ولكي تختاروا جيدًا تحتاجون أولًا إلى معرفة كيف سيجري الاجتماع، ومن سيتحدث، وماذا سيفعل المشاركون.

أربعة ترتيبات أساسية

ترتيب المسرح. صفوف من الكراسي تواجه المنصة بلا طاولات. يناسب الإطلاقات والعروض والجمعيات العامة حيث يستمع المشاركون في الغالب، وهو أكثر الترتيبات استغلالًا للمساحة.

ترتيب الفصل. صفوف من الطاولات خلفها الكراسي. يُختار حين يدوّن المشاركون الملاحظات أو يفتحون حواسيبهم. تتسع القاعة نفسها لنحو نصف سعتها بترتيب المسرح.

حرف U. طاولات على شكل حرف U والعرض عند الطرف المفتوح. مثالي لاجتماع يصل إلى 25 أو 30 شخصًا يرى بعضهم بعضًا ويتناقشون. ومع مجموعة أكبر يتسع الحرف ويبتعد الجانب المقابل.

المأدبة والكباريه. طاولات مستديرة، وفي الكباريه يُترك جانب الطاولة المواجه للمسرح فارغًا. مناسب لورش العمل والنقاشات الجماعية.

تقدير مساحة القاعة

تعطي الأماكن السعة وفق جداولها الخاصة. ولتقديركم الشخصي تفيد هذه النسب التقريبية: نحو متر مربع للشخص بترتيب المسرح، ومن 1.5 إلى 2 بترتيب الفصل، و1.5 على الطاولات المستديرة. أضيفوا مساحة للمنصة والشاشة وطاولة تقنية في الخلف. هذه النسب نقطة بداية، فالأعمدة ومواقع الأبواب تغيّر السعة الفعلية.

وارتفاع السقف يدخل في الحساب أيضًا. في القاعة المنخفضة لا تُعلَّق الشاشة على ارتفاع كافٍ فتفقد الصفوف الخلفية رؤية العرض.

الاحتياجات التقنية

عند زيارة القاعة احصلوا على إجابات هذه الأسئلة في المكان:

• هل جهاز العرض والشاشة موجودان، وهل الإضاءة كافية في ضوء النهار؟
• كم ميكروفونًا لاسلكيًا متاحًا، وهل يمكن توفير ميكروفون متنقل للأسئلة؟
• هل يتحمل الإنترنت عدد المشاركين، وهل يمكن تخصيص خط مستقل للعروض؟
• هل توجد ستائر تعتيم؟
• هل الفني موجود في القاعة طوال الوقت أم يأتي عند الطلب؟

انقطاع الصوت في منتصف العرض أو ملف لا يُفتح قد يفسد أجواء الاجتماع. أجروا التجربة التقنية قبل يوم، أو صباح الاجتماع على الأكثر.

قاعة خارج المدينة

إخراج الفريق من المدينة ولو ليوم واحد يغيّر طبيعة الاجتماع. يقل رنين الهواتف، ويصبح المشي في الاستراحة امتدادًا للنقاش. ولاجتماع إداري صغير وسط الطبيعة على مسافة قريبة من إسطنبول، من الخيارات المناسبة قاعة الاجتماعات في فندق Feel & Live في سبانجا، وهو فندق تابع لمجموعتنا.

ما تراجعونه في العقد

ينبغي أن يحدد العقد أوقات التجهيز والإخلاء، وموعد تثبيت العدد النهائي، وشروط الإلغاء، وهل استراحات القهوة مشمولة. وفي الأماكن التي تشترط حدًا أدنى للإنفاق اعرفوا مسبقًا ما تدفعونه إذا حضر عدد أقل.

أرسلوا إلينا التاريخ وعدد المشاركين وشكل الاجتماع، ونرسل إليكم القاعات المناسبة مع اقتراح للترتيب. التفاصيل في صفحة تنظيم الاجتماعات.