Как выбрать конференц-зал: рассадка и техническое оснащение

При аренде зала чаще всего спрашивают, на сколько он человек. Но один и тот же зал в рассадке «театр» вмещает двести человек, а в П-образной тридцать. Чтобы выбрать зал, сначала нужно понять, как пройдёт встреча, кто будет говорить и чем будут заняты участники.

Четыре основные рассадки

Театр. Стулья стоят рядами лицом к сцене, столов нет. Подходит для презентаций, докладов и общих собраний, где участники слушают. Зал при такой рассадке используется плотнее всего.

Класс. Столы рядами, за ними стулья. Удобно, когда участники ведут записи или работают за ноутбуком. Тот же зал вмещает примерно вдвое меньше людей, чем в «театре».

П-образная. Столы стоят буквой П, докладчик выступает с открытой стороны. Хорошо работает до двадцати пяти или тридцати человек, когда все видят друг друга и обсуждают. В большой группе буква П растёт, и человек напротив оказывается далеко.

Банкет и кабаре. Круглые столы. В рассадке «кабаре» сторона стола, обращённая к сцене, остаётся свободной. Подходит для воркшопов и обсуждений в группах.

Как прикинуть размер зала

Площадки дают вместимость по своим таблицам рассадок. Для собственной оценки пригодятся приблизительные нормы: в «театре» около 1 квадратного метра на человека, в «классе» от 1,5 до 2, при банкетной рассадке 1,5. Отдельно заложите место под сцену, экран и технический стол в конце зала. С этих цифр можно начинать, но реальную вместимость меняют колонны и расположение дверей.

Высота потолка тоже входит в расчёт. В зале с низким потолком экран не повесить достаточно высоко, и последние ряды не увидят презентацию.

Техническое оснащение

На осмотре зала получите на месте ответы на такие вопросы:

• Проектор и экран уже стоят в зале? Хватает ли яркости при дневном свете?
• Сколько беспроводных микрофонов? Дадут ли микрофон для вопросов из зала?
• Выдержит ли интернет всех участников? Можно ли выделить отдельную линию для презентации?
• Есть ли шторы затемнения?
• Техник находится в зале всю встречу или приходит по вызову?

Пропавший посреди доклада звук или файл, который не открылся, портят настроение всей встречи. Техническую репетицию проводят за день или не позже утра встречи.

Зал за городом

Даже один день вне города меняет отдачу от встречи. Телефоны звонят реже, а прогулка в перерыве продолжает разговор. Для небольшого совещания руководства на природе недалеко от Стамбула подойдёт конференц-зал отеля Feel & Live Hotel в Сапандже. Отель входит в нашу группу компаний.

На что смотреть в договоре

В договоре аренды должны быть прописаны время монтажа и демонтажа, дата, к которой фиксируется число участников, условия отмены и входят ли в цену кофе-брейки. На площадках с условием минимального заказа нужно заранее знать, сколько придётся платить, если людей придёт меньше.

Напишите дату, число участников и формат встречи, и мы пришлём подходящие залы вместе с вариантом рассадки. Подробности на странице «Организация деловых встреч».