Как составить бюджет конгресса: статьи расходов, регистрационные взносы и точка безубыточности

Прежде чем ассоциация или компания из России, Казахстана или другой страны СНГ подпишет договор с площадкой в Турции, правление обычно просит показать бюджет конгресса. Он отвечает на два вопроса: сколько стоит мероприятие и откуда придут деньги. Цены зависят от города, дат, отеля и курса валют, поэтому готовых сумм здесь нет. Зато есть перечень статей, куда вы впишете цифры из своих коммерческих предложений, и расчёт, который покажет, сколько участников нужно, чтобы покрыть расходы. Тот же метод подходит и для бюджета конференции. Программу, регистрацию и работу со спикерами мы разобрали в статье об организации конгресса.

Конгресс ассоциации или конференция компании

На научном конгрессе, который проводит ассоциация или университет, расходы покрывают регистрационные взносы, спонсоры и выставка. Бюджет здесь сводит доходы и расходы, а главный вопрос звучит так: сколько участников нужно.

У корпоративной конференции доходов нет. Всё оплачивает компания, и руководство смотрит на расходы в пересчёте на одного человека. Пример такого бюджета по статьям на участника есть в нашей статье о встрече с дилерами. Дальше речь пойдёт о конгрессе ассоциации.

Постоянные расходы

Эти статьи не зависят от числа участников, пока всем хватает мест в залах:

• Аренда пленарного зала и залов для параллельных секций вместе с днями монтажа
• Сцена, звук, свет, проекция и техническая команда
• Кабины синхронного перевода, переводчики и наушники
• Сайт конгресса, система регистрации и онлайн-оплата
• Дизайн, печатная программа, плакаты и навигация
• Перелёты, отели и трансферы приглашённых спикеров
• Сотрудники на стойке регистрации и в залах

Постоянные расходы растут ступенькой. Когда регистраций становится больше, чем мест в главном зале, понадобится второй зал, ещё одна кабина перевода или площадка побольше, и сразу дорожают несколько статей. Посчитайте бюджет для ожидаемого числа участников и отдельно для этой границы.

Расходы на одного участника

С каждой новой регистрацией добавляются бейдж, сумка участника, кофе-брейки, обеды, место на гала-ужине и в трансфере. Если кофе-брейков два в день, трёхдневный конгресс даёт каждому участнику шесть кофе-брейков и три обеда.

На гала-ужин приходят не все. Если продавать его отдельным билетом, а не включать во взнос, расходы будут зависеть от числа тех, кто действительно пришёл. Из чего складывается такой вечер, рассказано в статье о гала-ужине компании.

Доходы: регистрация, спонсоры и выставка

Регистрационный взнос обычно делят на уровни: ранняя регистрация, стандартная, поздняя или на месте, студенческая. Ранняя регистрация приносит деньги раньше и даёт более точное число номеров ещё до того, как его запросит отель.

Спонсорские деньги держите в двух колонках. Сумма по подписанному договору считается подтверждённым доходом. Спонсор, с которым переговоры ещё идут, даёт только ожидаемый доход и в расчёт безубыточности не входит. Со стендами то же самое: проданный стенд учитывается, пустой остаётся возможностью.

Если конгресс медицинский и проходит в Турции, поддержку фармацевтических компаний регулирует Агентство по лекарствам и медицинским изделиям Турции (TİTCK). По его руководству от августа 2022 года деньги получает организатор, а не сам медицинский работник. Компания может оплатить генеральное спонсорство, регистрацию, проживание и проезд участника, сателлитный симпозиум и стенд. Заявки на поддержку гала-ужина или культурной программы агентство не рассматривает, поэтому их покрывают регистрационные взносы или собственные средства ассоциации. Подробнее в статье о конгрессах в Анталье.

Как найти точку безубыточности

Вычтите из постоянных расходов подтверждённые доходы от спонсоров и стендов. Остаток разделите на вклад одного участника, то есть на разницу между средним взносом и расходами на этого участника. Получится число участников, при котором конгресс не уйдёт в убыток.

Пример в условных единицах, не в валюте. Постоянные расходы составляют 900 единиц, спонсоры подтвердили 300, и остаётся 600. Средний взнос равен 5 единицам, а расходы на участника равны 3, значит, каждый участник приносит 2. Делим 600 на 2 и получаем 300 участников.

Если вы ждёте 250 человек, придётся менять взнос, постоянные расходы или цель по спонсорам. Если засчитать спонсора, который ещё не подписал договор, нужное число участников покажется меньше настоящего. В примере без этих 300 единиц точка безубыточности поднимается до 450 участников. Средний взнос считайте по ожидаемому распределению между уровнями, а не по стандартной цене: студенческие и ранние скидки его снижают.

Блок номеров и валютный риск

Если договор на блок номеров с отелем подписывает ассоциация, риск по блоку остаётся на ней, даже когда участники сами платят за проживание. Проверьте в договоре дату релиза, после которой незанятые номера возвращаются отелю, и долю блока, которую можно сократить без штрафа. Если регистраций окажется меньше, отель может выставить счёт за пустые номера. Читайте эти пункты вместе с разделом о договоре в нашей статье о выборе конференц-зала.

Валютный риск появляется, когда доходы и расходы идут в разных валютах. Взносы вы можете собирать в рублях, тенге или евро, а турецкий поставщик может выставить счёт в турецких лирах или в евро. Какую валюту он вправе использовать, зависит от турецких валютных правил и от того, кто подписывает договор. Попросите каждого поставщика письменно указать валюту предложения и валюту счёта.

Частые вопросы

Когда начинать бюджет конгресса?

Первый черновик пишут до запроса предложений от городов и отелей. Перед подписанием договоров на зал и блок номеров его обновляют по реальным ценам. Регистрационные взносы утверждают по этой версии до открытия регистрации.

Как определить регистрационный взнос?

Точка безубыточности задаёт нижнюю границу. Верхнюю определяют платёжеспособность участников и взносы похожих конгрессов в вашей области. На странице регистрации напишите, что входит во взнос.

Когда спонсорские деньги попадают в бюджет?

Когда подписан договор, не раньше.

Каким должен быть резерв?

Одного процента на все случаи нет. Для статьи с письменным предложением закладывают небольшой резерв, а для статьи с оценочной цифрой закладывают более крупный. Для статей, привязанных к курсу, добавьте отдельный запас.

Кто платит за спикеров?

Это решает ассоциация и пишет в приглашении: перелёт, сколько ночей в отеле, освобождение от взноса. Перелёты, отели и встречу в аэропорту для приглашённых спикеров можем спланировать мы. На медицинском конгрессе в Турции спикеры не входят в лимит поддержки, который составляет четыре мероприятия в год на одного медицинского работника.

В какой валюте составлять бюджет?

В той, в которой приходит большая часть доходов. Статьи в другой валюте держите отдельными строками и напишите в начале бюджета, по какому курсу считали.

Когда статьи расходов и примерное число участников готовы, остаётся получить реальные цены из Турции. Пришлите нам даты, ожидаемое число участников и список услуг, которые вам нужны. Мы подготовим два или три варианта с расшифровкой расходов в том же порядке, что и статьи выше. Как мы работаем с конгрессами, рассказано на странице конгрессов и семинаров.