Организация конгресса: зал, регистрация и работа со спикерами

Участвовать в конгрессе и проводить конгресс совсем разные задачи. Участник заполняет форму регистрации, бронирует отель и покупает билет. Принимающая сторона отвечает за то, чтобы сотни людей в одно время оказались в нужном зале, с правильным бейджем и слушали нужного спикера. Эта статья написана для организации, которая проводит конгресс или семинар. Тем, кто едет участником, пригодится статья Seda Turizm об участии в зарубежном конгрессе.

Сначала программа, потом зал

Искать зал без черновика программы очень частая ошибка. Сколько сессий пойдёт параллельно? Сколько человек будет в главном зале? Обед входит в программу? Нужна ли зона для постеров или спонсоров? Без этих ответов зал окажется либо тесным, либо полупустым.

Для черновика программы хватит таких данных:

• Число дней, время начала и окончания каждого дня
• Количество пленарных и параллельных сессий
• Примерное число участников и размер самой многолюдной сессии
• Кофе-брейки, обед и вечерняя программа
• Нужна ли выставка, постерная зона или стенды спонсоров

На что смотреть при выборе зала

Главный зал должен вмещать в рассадке «театр» на десять процентов больше людей, чем придёт на самую многолюдную сессию. Этот запас заполнят поздние регистрации и приглашённые гости. Залы параллельных сессий должны быть в пешей доступности от главного. Ожидание лифта между этажами удлиняет каждую смену сессий на пятнадцать минут.

По технике сразу спросите о яркости проектора, о том, доходит ли звук до последнего ряда, есть ли отдельная комната для подготовки спикеров и место для кабин синхронного перевода. Конгресс-центр внутри отеля объединяет проживание и зал в одном договоре и избавляет от вопроса с транспортом.

Система регистрации

С регистрации начинается знакомство участника с конгрессом, и работает она до последнего дня. Хорошая система хранит в одном месте:

1. Данные участника и тип регистрации (ранняя, обычная, студенческая, по приглашению)
2. Оплату и реквизиты для счёта
3. Сессии и мероприятия культурной программы, на которые человек записался
4. Заявку на проживание и трансфер
5. Написание имени и организации для бейджа

Очередь у стойки регистрации в первое утро задерживает первую сессию. Сократить её помогают два приёма. Бейджи тех, кто записался заранее, печатают накануне и раскладывают по алфавиту. Для регистрации на месте открывают отдельную стойку.

Приём спикеров

Приглашённый спикер становится лицом конгресса и чаще всего приезжает с самым плотным графиком. За его перелёт, отель, встречу в аэропорту и дорогу до зала должен отвечать один человек. Файл презентации получают минимум за день до выступления и проверяют на компьютере в зале. К спикеру прикрепляют сотрудника, который проводит его в зал за десять минут до начала сессии.

Для спикеров из-за рубежа уже на этапе приглашения проверяют, нужна ли виза. Письмо-приглашение входит в пакет документов для подачи.

Расписание сессий и запас времени

Между сессиями оставляйте по пять-десять минут. Тогда задержка одной сессии не расползается на весь день. Удержать программу помогают сотрудник, который напоминает модератору о времени, и таймер перед глазами спикера.

Напишите даты конгресса, ожидаемое число участников и схему сессий, и мы вернёмся с вариантами залов и планом регистрации. Подробности на странице «Организация конгрессов и семинаров».