Kongre Bütçesi Nasıl Hazırlanır? Gider Kalemleri, Kayıt Ücreti ve Başabaş Hesabı

Kongre bütçesi, yönetim kuruluna iki sorunun cevabını verir: kongre neye mal olacak ve bu para nereden karşılanacak. Aynı kongrenin maliyeti şehre, tarihe, otele ve kura göre değiştiği için burada hazır rakam bulamazsınız. Bulacağınız şey, kendi tekliflerinizi yerleştireceğiniz kalem listesi ve kaç katılımcıyla masrafları karşılayacağınızı gösteren başabaş hesabıdır. Salon, kayıt ve konuşmacı tarafının iş planı için kongre organizasyonu rehberimize bakabilirsiniz.

Dernek kongresi mi, şirket konferansı mı

Hesabın yönü bu soruyla belirlenir. Bir derneğin ya da üniversitenin düzenlediği bilimsel kongrede giderleri kayıt ücretleri, sponsorlar ve sergi alanı karşılar. Bütçe bir gelir-gider dengesidir ve cevap aranan soru kaç katılımcının gerektiğidir.

Şirket konferansında gelir yoktur. Bütün masraf şirketten çıkar ve yönetim kişi başı maliyete bakar. Kişi başı kırılımla kurulan bir şirket bütçesi örneğini bayi toplantısı rehberimizde bulabilirsiniz. Aşağıdaki bölümler dernek kongresini esas alır.

Sabit giderler: katılımcı sayısı değişse de ödenenler

Bu kalemler, salon dolana kadar katılımcı sayısından bağımsızdır:

• Ana salon ve paralel oturum salonlarının kirası, kurulum günü dahil
• Sahne, ses, ışık, projeksiyon ve teknik ekip
• Simultane çeviri kabini, tercümanlar ve kulaklık sistemi
• Kongre sitesi, kayıt sistemi ve ödeme altyapısı
• Görsel tasarım, program kitabı, afiş ve yönlendirme tabelaları
• Davetli konuşmacıların uçuş, otel ve transferleri
• Kayıt masası ve salon görevlileri

Sabit giderin bir eşiği vardır. Kayıtlar salonun alabileceği sayıyı geçerse ikinci salon, ikinci çeviri kabini ya da daha büyük bir mekân gerekir ve bu kalemler bir anda büyür. Bütçeyi beklenen katılımcı sayısının yanında bu eşik için de hesaplayın.

Kişi başı giderler

Her yeni kayıtla artan kalemler yaka kartı, kongre çantası, kahve araları, öğle yemekleri, gala yemeği ve transferdir. Kahve arası ve öğle yemeğini gün sayısıyla çarparak yazın. Günde iki kahve arası olan üç günlük kongrede bir katılımcı altı kahve arası ve üç öğle yemeği demektir.

Gala yemeğine herkes katılmaz. Galayı kayıt ücretine katmak yerine ayrı biletle satmak, kişi başı gideri gerçekten gelen sayıya bağlar. Akşamın kalemleri için gala gecesi rehberimize bakabilirsiniz.

Gelir tarafı: kayıt, sponsor ve sergi

Kayıt ücreti genellikle kademelerle kurulur: erken kayıt, normal kayıt, son dönem ve yerinde kayıt, öğrenci. Erken kayıt indirimiyle para erken gelir, otele verilecek oda sayısı da daha net görünür.

Sponsor gelirini iki sütunda tutun. Sözleşmesi imzalanmış tutar kesin gelirdir. Görüşmesi süren sponsor ise beklenen gelirdir ve başabaş hesabına girmez. Sergi alanı da aynı mantıkla yazılır: satılan stant kesin, boş stant yalnız bir ihtimaldir.

Tıp kongresinde ilaç firmalarının desteği TİTCK kurallarına bağlıdır. Ağustos 2022 tarihli kılavuza göre destek kişiye değil kongreyi düzenleyen kuruluşa ödenir. Firma genel sponsorluk, katılımcının kayıt, konaklama ve ulaşımı, uydu sempozyumu ve stant için destek verebilir. Gala ve sosyal program adına yapılan başvurular değerlendirilmez, bu kalemleri kayıt geliri ya da derneğin kendi bütçesi karşılar. Kuralların ayrıntısı Antalya kongre rehberimizin TİTCK bölümünde.

Başabaş katılımcı sayısını hesaplamak

Önce sabit giderlerden kesin sponsor ve stant gelirini çıkarın. Kalanı, bir katılımcının ortalama kayıt geliri ile ona harcanan kişi başı tutar arasındaki farka bölün. Çıkan sayı, kongrenin zarar etmemesi için gereken katılımcı sayısıdır.

Para birimi olmayan örnek değerlerle: sabit giderler 900 birim, kesin sponsor ve stant geliri 300 birim olsun. Kalan 600 birimdir. Ortalama kayıt geliri kişi başı 5, kişi başı gider 3 birimse her katılımcı 2 birim katkı bırakır. 600 bölü 2, 300 katılımcı eder.

Sonucu şöyle okuyun. Beklentiniz 250 kişiyse ya kayıt ücretini, ya sabit giderleri ya da sponsor hedefini yeniden düşünmeniz gerekir. Görüşmesi süren sponsoru kesin sayarsanız başabaş sayısı olduğundan düşük görünür. Örnekte 300 birimlik sponsor gerçekleşmezse gereken katılımcı 450'ye çıkar. Ortalama kayıt gelirini de liste fiyatından değil, kademelerin beklenen dağılımından hesaplayın. Öğrenci ve erken kayıt indirimi ortalamayı aşağı çeker.

Blok otel ve kur riski

Otelle oda bloğu sözleşmesini düzenleyen imzalıyorsa, katılımcılar odalarını kendileri ödese bile bloğun riski onda kalır. Sözleşmede bırakma tarihine (kullanılmayan odaların otele döndüğü gün) ve ücretsiz azaltma oranına bakın. Kayıtlar beklenenin altında kalırsa boş odaların bedeli düzenleyene yansıyabilir. Bu maddeleri toplantı salonu rehberimizin sözleşme bölümüyle birlikte okuyun.

Kur riski, gelir ile giderin farklı para birimlerinde olmasından doğar. 32 sayılı Karar'a ilişkin Tebliğ'e göre Türkiye'de yerleşik kişiler belgeli konaklama tesisleriyle konaklama sözleşmesini döviz cinsinden yapabilir. Salon, teknik ve transfer gibi öbür hizmetlerde ise iki yerleşik taraf arasında döviz cinsinden bedel, istisnalar dışında yasaktır. Kayıt ücretini TL ile topluyor, otel bloğunu euro ile ödüyorsanız aradaki fark sizin riskinizdir. Hangi kalemin hangi para biriminde yazılacağını mali müşavirinizle konuşun.

Sık sorulan sorular

Kongre bütçesi ne zaman hazırlanmalı?

İlk taslak, şehir ve otel teklifi istemeden önce hazırlanır. Salon ve oda bloğu sözleşmesi imzalanmadan önce tekliflerle güncellenir. Kayıt ücretleri bu güncel taslağa göre belirlenir ve kayıt sitesi açılmadan kesinleşir.

Kayıt ücreti nasıl belirlenir?

Başabaş hesabı alt sınırı verir. Üst sınırı katılımcının ödeyebileceği tutar ve alanınızdaki benzer kongrelerin ücretleri belirler. Ücrete neyin dahil olduğunu (öğle yemeği, gala, kongre çantası) kayıt sayfasında açıkça yazın.

Sponsor geliri bütçeye ne zaman yazılır?

Sözleşme imzalandığında. O güne kadar beklenen gelir sütununda durur ve başabaş hesabına girmez.

Yedek pay ne kadar olmalı?

Herkese uyan bir oran yok. Payı kalem kalem düşünün. Yazılı teklifi alınmış kalemde pay küçük, henüz tahmin olan kalemde büyük tutulur. Dövize bağlı kalemlere kur payı ayrıca eklenir.

Konuşmacıların masrafını kim öder?

Bunu dernek belirler ve davet mektubunda yazar: uçuş, kaç gece otel, kayıt ücretinden muafiyet. Davetli konuşmacıların uçuşunu, otelini ve havalimanı karşılamasını biz de planlayabiliriz. Tıp kongresinde konuşmacılar, bir sağlık meslek mensubunun yılda alabileceği dört destek sınırına dahil edilmez.

Kongre bütçesi döviz mi TL mi hazırlanmalı?

Gelirinizin çoğu hangi para biriminde geliyorsa bütçeyi o para biriminde kurun. Dövize bağlı kalemleri ayrı satırda tutun ve kullandığınız kur varsayımını bütçenin üstüne yazın.

Gider listeniz ve beklediğiniz katılımcı sayısı belliyse eksik kalan gerçek tekliflerdir. Kongrenin tarihini, katılımcı tahminini ve bizden hangi kalemleri istediğinizi yazın. İki ya da üç seçeneği maliyet kırılımıyla hazırlar, kalemleri yukarıdaki listeyle aynı sırada göndeririz. Hizmet ayrıntıları Kongre ve Seminer Organizasyonları sayfasında.