Antalya'da Kongre Organizasyonu: Kongre Merkezleri, Oteller ve Sağlık Kongresi Kuralları

Antalya'da kongre planlarken ilk soru salon değil, tarih olur. Tıp kongresi düzenliyorsanız ilaç firmaları yaz aylarında sahil beldelerindeki toplantılara destek veremez. Şirket konferansında da temmuz sıcağı ve bayram haftaları hem katılımı hem otel fiyatını etkiler. Tarih netleşince iki büyük karar kalır: kongre bir kongre merkezinde mi, büyük salonu olan bir otelde mi yapılacak ve katılımcılar nerede kalacak. Program, kayıt ve konuşmacı planının genel yöntemini kongre organizasyonu rehberimizde bulabilirsiniz.

Kongre merkezi mi, kongre oteli mi

Antalya'da iki yol var. Ya kentteki kongre ve fuar merkezlerinden birini kiralarsınız ya da Lara ve Belek'teki büyük otellerden birinin kongre salonlarını kullanırsınız.

Ana oturumu tek salona sığan, paralel oturum salonları aynı katta toplanabilen bir kongre için otel daha az iş çıkarır. Kongre birkaç bin kişiyi ya da büyük bir sponsor sergisini taşıyacaksa merkez gerekir ve konaklama birkaç otele bölünür.

Antalya'nın kongre merkezleri

Cam Piramit Sabancı Kongre ve Fuar Merkezi kentin içinde, Konyaaltı sahiline yakın Meltem'de. Sabancı Vakfı'nın yaptırdığı merkez 1997'de açıldı, kullanım hakkı Antalya Büyükşehir Belediyesi'nde ve Antalya Altın Portakal Film Festivali'nin de mekânı. Havalimanına trafiksiz 20 dakika, Kaleiçi'ne 8 dakika uzaklıkta. Katılımcıları kent otellerinde ağırlayıp akşamları Kaleiçi'ne yürütmek isteyen kongrelere uyar.

ANFAŞ Antalya Expo Center Aksu'da, havalimanına 5 km kadar uzakta. Fuar salonlarının yanında bölünebilen büyük bir konferans salonu ve toplantı salonları var. Sergi alanı geniş bir kongre ya da fuarla birlikte yürüyen bir toplantı için akla gelen ilk yerlerden biri.

İki merkezin de salon sayılarını burada vermiyoruz. Tiyatro, sınıf ve banket düzeninde aynı salonun kapasitesi çok değişir, işletmeler de salonlarını zaman zaman yeniler. Teklif alırken kapasiteyi kullanacağınız oturma düzeniyle yazılı isteyin. Hangi düzenin kaç kişi aldığını salon seçimi ve oturma düzenleri yazımızda anlattık.

Lara, Belek ve kent merkezi: katılımcı nerede kalır

Kongre merkezi seçildiyse otelin salona uzaklığı her gün iki kez ödenen bir bedeldir. Süreleri trafiksiz olarak OpenStreetMap yol verisiyle hesapladık.

Cam Piramit'teki bir kongrede Belek'te kalan katılımcı günde bir buçuk saati yolda geçirir. Belek'i kongre otelinin kendisi olarak düşünmek daha doğru olur: golf sahaları ve büyük salonlu tatil otelleri orada, katılımcı kongre boyunca tesisten çıkmaz. Lara iki seçeneğin ortasında kalır. Hem kongre merkezlerine hem havalimanına 20 dakika uzakta, büyük salonlu otelleri de var. Bölgelerin tatil yönünü Antalya teşvik gezisi rehberimizde yazdık.

Havalimanından transfer ve kongre günlerinde ulaşım

Kongrenin ilk günü genellikle havalimanında başlar. Katılımcı listesi uçuş saatleriyle birlikte elinize geçtiğinde araçları saat dilimlerine göre bölmek, havalimanında karşılama masası kurmak ve otelde kayıt masasını aynı akşam açmak sabahki kuyruğu kısaltır. Yazın havalimanı yolları yoğunlaşır, yukarıdaki sürelere pay ekleyin.

Merkezdeki bir kongrede sabah servisleri ilk oturumdan önce herkesi salona getirecek şekilde kurulur. Otel sayısı arttıkça servis hattı da artar. Bu yüzden konaklamayı iki ya da üç otelde toplamak transferi sadeleştirir. Türkiye'nin farklı illerinden gelen katılımcıların biletleri için Seda Turizm'in yurt içi uçak bileti hizmetine bakabilirsiniz.

Tıp kongreleri: TİTCK ve sponsorluk kuralları

İlaç firmalarının sağlık meslek mensuplarını kongreye desteklemesi Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu'nun (TİTCK) kurallarına bağlı. Beşeri Tıbbi Ürünlerin Tanıtım Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik'e dayanan Ağustos 2022 tarihli kılavuzda kongreyi düzenleyeni doğrudan ilgilendiren maddeler şunlar:

• Destek kişiye değil, toplantıyı düzenleyen kuruluşa ödenir.
• Bir sağlık meslek mensubu yılda en çok dört kez destek alabilir, bunların en çok ikisi aynı firmadan olur. Konuşmacılar ve bildiri sunanlar bu sayıya girmez.
• Firma, yurt içindeki toplantıyı en az 15 iş günü önce Kuruma bildirir. Kongrenin Kurumdaki ilk kaydında duyurulduğu internet adresi de istenir, bu yüzden kongre sitesi erkenden yayında olmalı.
• Dört saati aşan ve bir dernek ya da üniversitenin düzenlediği toplantıda en az iki firmanın desteği aranır. Dünya ve kıta kongreleri bu şartın dışında.
• Firma yalnız genel sponsorluk, katılımcının kayıt, konaklama ve ulaşımı, uydu sempozyumu ve stant için destek verebilir. Açılış kokteyli, gala yemeği ya da sosyal program adıyla yapılan başvurular değerlendirilmez.
• Uydu sempozyumlarının toplam süresi bilimsel programın yüzde 25'ini geçemez.

Tıbbi cihaz firmalarının desteği ayrı bir TİTCK kılavuzuna bağlıdır. Kurallar değişebilir, takvimi kurmadan önce güncel sürümü destek veren firmalarla birlikte okuyun.

Hangi aylar kongre için uygun

Meteoroloji Genel Müdürlüğü'nün Antalya istatistiklerine göre temmuzda ortalama en yüksek sıcaklık 34,2, ağustosta 34,1 derece. Kongre salonda geçse de transfer, kahve arası terası ve akşam programı bu sıcağa takılır. Martta ortalama en yüksek sıcaklık 18, kasımda 21,4 derece. Bu iki dönem hem hava hem TİTCK takvimi açısından tıp kongrelerine uygun düşer.

Aralık ve ocak ılık geçer ama yağışlıdır: aralıkta ortalama 11,9, ocakta 12,4 yağışlı gün var. Kışın kongre yapılabilir. Yalnız otelin o tarihte açık olacağını, fuayenin ısıtıldığını ve kapalı alanda yemek düzenini sözleşmede yazılı isteyin.

Sık sorulan sorular

Kongre için Lara mı Belek mi?

Kongre otelde yapılacaksa ikisi de olur, seçimi salonun büyüklüğü ve sosyal program belirler. Kongre Cam Piramit'te ya da ANFAŞ'ta yapılacaksa Lara ve kent otelleri daha yakındır.

Tıp kongresinde ilaç firmasının desteği için izin gerekir mi?

Firma desteği TİTCK'ye bildirir. Kurum on iş günü içinde cevap vermezse başvuru onaylanmış sayılır. Bildirimi yapan firmadır, ama kongre adı, tarih, yer ve program bilgisini ona düzenleyen kurum verir.

Antalya'da kongre ne kadar önce planlanmalı?

Takvimi geriden sayın. Firma bildirimi en geç 15 iş günü önce yapılır, kongre sitesi ondan önce yayında olmalıdır. Kayıt açılmadan otel bloğu ve salon da kesinleşmiş olmalı. Bu yüzden planlama çoğu kongrede aylar önce başlar.

Kongreyle sosyal programı birleştirmek mümkün mü?

Evet. Kapanış yemeği için şirket gala gecesi rehberimize bakabilirsiniz. Tıp kongresinde gala ve gezi ilaç firmasının desteğine yazılamaz, bunları kayıt ücretiyle ya da düzenleyenin bütçesiyle karşılamak gerekir.

Kongrenin tarihini, beklenen katılımcı sayısını ve sergi alanı ihtiyacını yazarsanız merkez ile otel seçeneğini Antalya'daki sürelerle birlikte karşılaştırıp size döneriz. Hizmet ayrıntıları Kongre ve Seminer Organizasyonları sayfasında.