Kıbrıs'ta Toplantı ve Kongre Organizasyonu: Bölge, Otel, Ulaşım ve Giriş Kuralları

Türk şirketleri "Kıbrıs'ta toplantı" dediğinde çoğu zaman Kuzey Kıbrıs'ı (KKTC) kasteder. Bunun somut nedenleri var: İstanbul, Ankara, İzmir ve Antalya'dan Ercan Havalimanı'na doğrudan uçuşlar kalkar, Türk vatandaşı katılımcılar pasaport olmadan kimlik kartıyla girer, para birimi Türk lirasıdır. Bayi toplantısında ve şirket kongresinde bu üçü, katılımcı listesi kesinleştikten sonra çıkan sürprizleri azaltır. Yabancı katılımcı varsa tablo değişir. Onu aşağıda ayrıca yazdık.

Neden şirketler Kıbrıs'ı seçiyor

Türk vatandaşı katılımcıdan vize ya da pasaport istenmez ve Türkiye'nin birçok şehrinden Ercan'a doğrudan uçuş var. Bayiler için bu, davetin "ada" kısmını korurken evrak işini ortadan kaldırır. Toplantı salonu olan bir kıyı otelinde oturumu, yemekleri ve akşam programını aynı tesiste kurmak da mümkün. Bu düzen, grubu tek yerde tutmak isteyen şirketlere uyar.

Girne, Bafra, Gazimağusa ve Lefkoşa

Süreleri trafiksiz olarak OpenStreetMap yol verisiyle hesapladık. Girne ile Bafra arası 80 km kadar tutar, yani iki bölgeyi aynı programda gün aşırı gidip gelmek için seçmeyin.

Girne, toplantı sonrasına seçenek bırakır: akşamları liman, gündüz Girne Kalesi ya da Beylerbeyi'ndeki Bellapais Manastırı. Bafra'da ise çevrede kent yoktur, program çoğunlukla otelin içinde geçer. Gazimağusa'da Doğu Akdeniz Üniversitesi ve Salamis antik kenti var, akademik ya da yarı akademik toplantılarda akla gelir. Lefkoşa başkent olduğu için kamu kurumlarıyla yapılan görüşmelerde pratik bir üs olur.

Ercan'a uçuş ve otele transfer

Ercan'a tarifeli uçuşlar Türkiye'deki havalimanlarından kalkar. Pegasus'un Ercan hatları arasında Sabiha Gökçen, Ankara, İzmir ve Antalya da var. Başka havayollarının da Ercan seferleri olduğu için güncel tarifeyi havayolunun kendi sitesinden kontrol edin. Katılımcılar farklı şehirlerden geliyorsa uçuş listesini erkenden toplayın, çünkü inişler gün içine dağılır.

Kalabalık bir grupta Ercan'dan transferi uçuş saatlerine göre dilimlere bölmek gerekir. Otobüs Girne'ye bir saate yakın, Bafra'ya bir saat on beş dakikaya yakın yol alır. Son inen uçağı bekleyen ilk otobüs, ilk gelenlerin akşamını havalimanında geçirmesine yol açar.

Giriş kuralları: kimlik, pasaport, yabancı katılımcılar

Türk vatandaşları. KKTC'ye pasaportla ya da T.C. kimlik kartıyla girilir. T.C. Lefkoşa Büyükelçiliği'nin duyurusuna göre 15 yaşından küçükler kimlik kartıyla seyahat edecekse kartın fotoğraflı olması gerekir. Kapıda sorun yaşanmaması için katılımcılardan yeni tip kimlik kartıyla ya da pasaportla gelmelerini isteyin.

Yabancı uyruklu katılımcılar. Pasaportla girerler. Bazı uyruklar vize alır. KKTC Muhaceret Dairesi'nin e-Vize sisteminde turizmin yanında iş görüşmesi ve etkinlik amaçlı başvuru türü de var, istenen belgeler arasında konaklama bilgisi ve davet ya da etkinlik belgesi sayılıyor. Uçuş Türkiye'de aktarmalı olduğu için Türkiye kuralı da devreye girer. KKTC Dışişleri Bakanlığı'nın Ağustos 2023 duyurusuna göre Türkiye, listedeki 57 ülkenin vatandaşından Türkiye üzerinden KKTC'ye giderken çift transit vize istiyor. Listede olmayan bir katılımcı aktarma sırasında havalimanından çıkacaksa Türkiye'nin vize rejimine bakın.

Bazı yabancı katılımcılar adanın güneyindeki Larnaka ya da Baf'a inip karadan geçmeyi sorar. Bu rotanın kuralları uyruğa ve iki tarafın uygulamasına göre değişir. Grubu bu rotaya göre kurmadan önce katılımcının ülkesinin resmî seyahat bilgisini okuyun.

Otel ve salon seçerken sorulacaklar

Toplantı otelin kendi salonunda yapılacaksa teklif alırken şu soruları yazılı sorun:

1. Ana salon tiyatro düzeninde kaç kişi alıyor, aynı salon banket düzeninde kaç kişi? (Düzenlerin kapasiteye etkisini salon seçimi ve oturma düzenleri yazımızda anlattık.)
2. Tavan yüksekliği sahne ve perde kurulumuna yetiyor mu?
3. Paralel oturum ya da grup çalışması için ana salona yakın küçük salonlar var mı?
4. Toplantı günlerinde aynı otelde başka bir grup ya da düğün var mı?
5. Otelin içinde kumarhane var mı?

Son soru tarafsızdır. KKTC'de bazı büyük otellerin içinde kumarhane bulunur. Bazı şirketlerin politikası ya da katılımcı profili kumarhanesiz bir oteli gerektirir, bu yüzden seçimden önce bilinmesi gerekir.

Hangi ay, hangi hava

KKTC Meteoroloji Dairesi'nin 1991-2020 normallerine göre Kuzey Kıbrıs'ın yıllık ortalama sıcaklığı 19,5 derece. En sıcak aylar temmuz ve ağustos, en soğuk aylar ocak ve şubattır. Yağış en çok ocak ve aralıkta görülür. Eylülde ortalama en yüksek sıcaklık 31,7 derece, yani yaz sıcağı eylülde de sürer.

Gündüz salonda, akşam dışarıda geçen bir toplantı programı için ilkbahar ve sonbaharın ikinci yarısı rahat geçer. Temmuz ve ağustosta açık havadaki her etkinliği akşama almak gerekir. Kışın hava ılıktır ama yağışlı günler artar. Akşam yemeğini kapalı alanda planlayın ve otelin o tarihte açık olacağını sözleşmeden önce teyit edin.

Bayi toplantısı ve teşvik programını birleştirmek

Mesafeler kısa olduğu için Kıbrıs'ta bayi toplantısını bir ödül programıyla aynı güne sığdırmak kolaydır. Sabah oturumu, öğleden sonra Girne limanında serbest zaman ya da Salamis gezisi, akşam ödül yemeği. Toplantı ile gezinin dengesini kurmak için bayi toplantısı organizasyonu rehberimize, ödül kurgusu için teşvik gezisi programı rehberimize bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Kıbrıs'a kimlikle gidilir mi?

Türk vatandaşları KKTC'ye T.C. kimlik kartıyla girebilir. 15 yaşından küçüklerin kartı fotoğraflı olmalıdır. Eski tip nüfus cüzdanı yerine yeni tip kimlik kartı ya da pasaport kullanın.

Yabancı uyruklu katılımcı KKTC'ye nasıl girer?

Pasaportla girer. Uyruğuna göre KKTC vizesi gerekebilir, başvuru KKTC Muhaceret Dairesi'nin e-Vize sisteminden yapılır. Türkiye'nin çift transit vize istediği 57 ülkeden biriyse aktarma için de vize alır. Listede değilse ve aktarmada havalimanından çıkacaksa Türkiye'nin vize kuralı geçerlidir.

Ercan'dan Girne'ye ve Bafra'ya transfer ne kadar sürer?

Trafiksiz hesapla Girne'ye bir saat kadar, Bafra'ya bir saat on beş dakika kadar. Grup transferinde araç dolana kadar geçen bekleme süresini de ekleyin.

500 kişilik toplantı için Kıbrıs uygun mu?

Kişi sayısı tek başına cevap vermez. Salonun o düzende 500 kişiyi alıp almadığı, aynı tarihte otelin 250-300 oda verip veremeyeceği ve uçuşların grubu taşıyıp taşıyamayacağı birlikte kontrol edilir. Salonu tarih ve oturma düzenine göre sizinle birlikte seçeriz.

Kıbrıs'ta para birimi ne?

KKTC'de para birimi Türk lirasıdır. Otelden teklif alırken fiyatın ve faturanın hangi para biriminde olacağını baştan sorun.

Toplantının tarihini, kişi sayısını ve katılımcıların hangi şehirlerden uçacağını yazarsanız Kıbrıs'ta iki bölge için karşılaştırmalı bir taslak hazırlarız. Hizmet ayrıntıları Toplantı Organizasyonları sayfasında.