Yıl Başı Satış Toplantısı (Kick-off) Nasıl Organize Edilir? Hedef, Akış ve Mekân

Yıl başı satış toplantısı, şirketin kendi satış ekibini yeni yılın hedefleriyle sahaya göndermeden önce bir araya getirdiği gündür. İş dünyasında İngilizce adıyla kick-off diye de anılır. Satış toplantısı organizasyonu çoğu zaman aralıkta satış direktörünün ya da insan kaynaklarının masasına gelir: tarih ocakta, ekip birkaç şehirden gelecek, otel ve salon henüz belli değil. Planlamaya mekândan değil, toplantının ekibe ne söyleyeceğinden başlamak işi kolaylaştırır.

Kick-off toplantısı neyi çözer

Satış temsilcisi yılın ilk haftasında hedefi, bölgesine düşen payı, primin nasıl hesaplanacağını ve fiyat politikasının değişip değişmediğini öğrenmek ister. Bu bilgiler e-postayla da gönderilebilir. Kick-off'u e-postadan ayıran, herkesin aynı mesajı aynı gün yöneticinin ağzından duyması ve sorusunu orada sorabilmesidir.

Mekân aramadan önce toplantının amacını tek cümleyle yazın: "Ekip yeni bölge yapısını ve prim sistemini anlamış olarak ayrılsın" gibi. Bu cümle gündemde neye ne kadar yer ayrılacağını belirler. Yeni ürün tanıtılacaksa öğleden sonra ürün çalıştayı gerekir. Ekip yeniden kurulduysa ya da çok sayıda yeni temsilci katıldıysa akşam programı ve ikinci gün öne çıkar.

Tarih: bütçe kesinleşince, bayi takvimiyle çakışmadan

Doğru zaman, yılın hedefleri ve bütçesi onaylandıktan sonraki ilk uygun tarihtir. Rakamı kesinleşmemiş bir toplantıda ekip yalnız genel bir konuşma dinler. Çoğu şirket bu yüzden yılın ya da mali yılın ilk haftalarını seçer.

Tarihi seçerken bayi toplantısına, sektör fuarlarına ve resmi tatillere bakın. Satış ekibi bayi toplantısında da görev alıyorsa iki etkinlik arasında hazırlık payı kalmalı. Fuar haftasında ekip zaten stanttadır, kick-off'u o haftaya ya da hemen öncesine koymayın. Ocakta yapılacak bir toplantı için otel ve salon arayışı kasımda başlarsa seçenek bulmak kolaylaşır. Hazırlık süresini aşağıdaki sorularda ayrıca yazdık.

Bir ve iki günlük örnek akış

Ekip sabah uçuşuyla yetişebiliyorsa tek gün yeter. Uzak şehirlerden gelen ekipte ve programda eğitim ya da takım etkinliği varsa iki gün anlam kazanır. Saatler örnektir.

Akışı iki ayrıntı tutar. Üç bölge grubu ana salonun üç köşesinde çalışırsa birbirinin sesini duyar, her gruba ayrı küçük salon ayırın. Sabahki genel oturum tiyatro ya da sınıf düzeni ister, öğleden sonraki tartışma kabare düzenine daha uygundur. Salonun öğle arasında yeniden kurulup kurulamayacağını otelle önceden konuşun. Düzenlerin farkını toplantı salonu seçimi yazımızda anlattık.

İkinci gündeki takım etkinliğini grubun yaşına ve kondisyonuna göre seçin. Nasıl seçileceğini takım ruhu etkinliği rehberimizde anlattık.

Şehir içinde mi, şehir dışında mı

Ekibin çoğu aynı şehirdeyse şehir içindeki bir otel işi görür, oda yalnız dışarıdan gelenler için tutulur. Zayıf tarafı, ekibin akşam yemeğinden sonra dağılması. Öğle arasında müşterisini aramaya çıkan da olur.

Şehir dışında ekip en az bir gece aynı otelde kalır, ödül yemeği ve ertesi sabahki oturum aynı yerde olur. Bütçeye ulaşım ve konaklama eklenir. Herkes zaten uçakla gelecekse şehir dışı ek bir yolculuk sayılmaz.

Kışın şehir dışı için Antalya listeye girer. Lara şehre ve havalimanına yakın, Belek kalabalık grupların seçtiği büyük otellerle bilinir. Bölgelerin karşılaştırması Antalya teşvik gezisi yazımızda. Pasaportla uğraşmak istemiyorsanız Kuzey Kıbrıs da bir seçenek, Türk vatandaşları kimlik kartıyla gider. Ayrıntısı Kıbrıs'ta toplantı ve kongre organizasyonu rehberimizde. İki yerde de ocakta programı açık havaya değil salona ve akşam yemeğine göre kurun, otelin o hafta açık olduğunu teklif aşamasında sorun.

Şehir ve otel önerisini toplantının amacına ve kişi sayısına göre hazırlarız. Katılımcıların uçuşunu, oda dağılımını ve havalimanı transferini de aynı planda yürütürüz.

Hedefleri ve ödülü sahnede açıklamak

Yılın ödül sistemini duyurmanın doğal yeri kick-off'tur. Teşvik gezisinin destinasyonu ve kazanma şartı yılın ilk haftasında açıklanırsa ekip ilk aydan itibaren onun için çalışır. Yılın ortasında açıklanan bir gezi ilk ayların satışına bir şey katmaz. Duyuruda nelerin yer alacağını teşvik gezisi programı yazımızın "Gezi, hedef duyurulduğu gün başlar" bölümünde yazdık.

Rakamların nerede açıklanacağına baştan karar verin. Şirketin toplam hedefi genel oturumda herkesin önünde söylenebilir. Bölge ve kişi kotası ise çoğu zaman bölge çalıştayında, kendi yöneticisinin yanında daha rahat konuşulur.

Ödül yemeği bir tören akışı ister: kim, hangi sırayla, kaç dakika sahnede. Sahne, ses, ışık, görüntü ve sunucu bizim işimizin parçası. Gecenin ayrıntısı şirket gala gecesi rehberimizde.

Toplantıdan sonraki hafta

Ekip sahaya döndüğü ilk hafta şunları bitirin:

• Sunumları ve hedef tablosunu katılımcılara gönderin. Sahnede gösterilen rakamla e-postadaki rakam aynı olsun.
• Bölge yöneticileri hedefi kişilere bölsün.
• Kısa bir anketle hangi oturumun işe yaradığını, hangisinin uzun geldiğini sorun.
• Fotoğraf ve video çekimini organizasyona dahil ettiyseniz seçilen kareleri şirket içi iletişimde kullanın.

Anket ve kalem kalem maliyet dökümü gelecek yılın toplantısında ilk bakacağınız belgeler olur.

Sık sorulan sorular

Kick-off toplantısı ne demek?

Kick-off, futbolda başlama vuruşu anlamına gelen İngilizce bir sözcük. Satış ekibi için yılı ya da mali dönemi açan toplantıya bu ad verilir.

Satış toplantısı kaç gün sürmeli?

Hedef, ürün ve ödül duyurusu bir güne sığar. Uzun yolculuk, eğitim ya da takım etkinliği varsa iki gün daha rahat geçer.

Şehir dışında yapmak gerekir mi?

Gerekmez. Ekibin çoğu aynı şehirdeyse şehir içindeki bir otel yeter.

Bayi toplantısıyla aynı gün yapılabilir mi?

Yapılabilir, ama iki toplantının gündemi farklı. Prim, kota ve iç fiyat politikası bayilerin bulunmadığı oturumda konuşulur. Sabah satış ekibiyle iç oturum, öğleden sonra bayilerle ortak program kurulabilir. Bayi tarafının bütçesini ve sözleşme koşullarını bayi toplantısı rehberimizde anlattık.

Ödül gecesi aynı akşam mı olmalı?

Çoğu zaman öyle kurulur, çünkü ekip zaten bir arada. Dönüş akşamsa ödülleri öğle yemeğine ya da kapanış oturumuna alın.

Satış toplantısı ne kadar önce planlanmalı?

Yüz kişiye kadar bir toplantı için 4-6 hafta genellikle yeterli olur. Kalabalık bir ekipte, şehir dışındaki bir otelde ya da yoğun bir dönemde 2-3 ay önce başlamak otel ve uçuş seçeneklerini genişletir.

Toplantının tek cümlelik amacını, kişi sayısını ve ekibin hangi şehirlerden geleceğini bu sayfadaki forma yazın. İlk görüşmede tarihi netleştirir, şehir içi ve şehir dışı seçeneği maliyet kırılımıyla yan yana koyarız. Salon, teknik ekipman, konaklama ve ulaşımla birlikte neleri üstlendiğimiz Toplantı Organizasyonları sayfasında.