Teşvik Gezisi Programı Nasıl Planlanır? Ödül Kriterinden Son Akşama

Teşvik gezisi, hedefini aşan satış temsilcilerine ya da bayilere şirketin verdiği ödül gezisidir. Kâğıt üzerinde basit görünür: birkaç gün, güzel bir otel, iyi yemekler. Oysa gezinin asıl işi gezi başlamadan aylar önce görülür. Doğru kurgulanan bir teşvik programı yıl boyu satış ekibinin konuştuğu hedefe dönüşür. Kurgusu zayıf olan ise pahalı bir tatil olarak kalır.

Gezi, hedef duyurulduğu gün başlar

Ödülün etkisi, ekibin onu ne kadar erken ve ne kadar net gördüğüne bağlıdır. Yılın ikinci yarısında açıklanan bir gezi, ilk altı ayın satışına hiçbir şey katmaz. Bu yüzden destinasyonu ve tarihi dönemin başında duyurmanızı öneririz. Duyuruda otelin fotoğrafı, programdan bir iki etkinlik ve kazanma şartı yer alsın.

Duyurunun da bir takvimi olmalı. Çeyrek sonlarında kimin hedefe ne kadar yaklaştığını gösteren kısa bir tablo paylaşmak, yarışı canlı tutar.

Kimin kazanacağı baştan belli olmalı

Belirsiz kriter, gezinin en hızlı biçimde motivasyon kaybına dönüştüğü yerdir. Kazananlar şu sorulara verilen net cevaplarla belirlenir:

• Ölçü ciro mu, kârlılık mı, yeni müşteri sayısı mı?
• Herkes kendi hedefiyle mi yarışıyor, yoksa sıralamaya mı giriyor?
• Bölgeler arası fark (büyük şehir ile küçük bölge) nasıl dengeleniyor?
• Kontenjan sabit mi, hedefi aşan herkes mi gidiyor?

Hedefi aşan herkesin gittiği model ekip içinde rekabeti yumuşatır, sıralama modeli ise en iyileri öne çıkarır. Hangisinin size uyduğuna satış yönetimi karar verir, biz programı katılımcı sayısının bu belirsizliğine göre esnek kurarız.

Destinasyon: uçuş süresi ve mevsim

Ödül hissi, uçakta geçen sürenin kısa olmasıyla başlar. Dört günlük bir programda gidiş ve dönüş için birer tam gün harcamak, gezinin yarısını yolda bırakır. Türkiye içinden kalkan bir grup için Kapadokya, Ege kıyısı veya Karadeniz yaylaları kısa uçuşla ulaşılan seçeneklerdir. Yurtdışında ise direkt uçuşu olan, vize süreci katılımcıları zorlamayan şehirler öne çıkar.

Mevsim seçiminde iki şeye bakılır: hava ve otellerin doluluğu. Yaz ortasında kıyı otelleri hem pahalı hem kalabalıktır. Mayıs, haziran başı, eylül ve ekim ise grup için daha iyi fiyat ve daha sakin bir ortam sunar. Yurtdışı gezilerinde katılımcıların vize başvurusuna en az iki ay ayırın. Vize evrakı ve randevu sürecini grup şirketimiz Seda Turizm'in vize ekibi yürütür.

Programın ritmi

Teşvik gezisinde katılımcı hem ağırlandığını hem de dinlendiğini hissetmeli. Her saati dolu bir program ikincisini engeller. Dört günlük bir programda bizim kullandığımız ritim kabaca şöyle:

1. Varış günü: transfer, otele yerleşme, akşam hoş geldin yemeği. Bu akşam kısa tutulur, herkes yorgundur.
2. İkinci gün: sabah grup etkinliği (tekne turu, balon uçuşu, şehir yürüyüşü gibi), öğleden sonra serbest zaman.
3. Üçüncü gün: sabah serbest, akşam gezinin doruk noktası olan ödül gecesi.
4. Dönüş günü: geç kahvaltı, alışveriş için kısa bir zaman ve havalimanı.

Ödül gecesi, kazananların sahneye çağrıldığı ve yöneticilerin kısa bir konuşma yaptığı akşamdır. Bu gecenin mekânı, menüsü ve fotoğrafçısı programın en çok emek isteyen kısmıdır.

Refakatçiler ve küçük ayrıntılar

Kazananın eşi ya da bir yakını davet edilecek mi? Bu karar oda sayısını, uçak koltuğunu ve bütçeyi doğrudan değiştirir, en baştan verilmelidir. Refakatçi davet edildiğinde gezi aile içinde de konuşulan bir ödüle dönüşür ve etkisi büyür.

Akılda kalan şey çoğu zaman küçük ayrıntılardır: odada isimle bekleyen bir not, ödül gecesinin fotoğraflarından hazırlanan bir albüm, dönüşte havalimanında ayrı bir check-in bankosu. Bunlar bütçede küçük bir kalem tutar ama gezinin anlatılan kısmı olur.

Bütçe nereye gider

Teşvik gezisinde en büyük iki kalem konaklama ve uçuştur. Onları ödül gecesi, grup etkinlikleri ve transferler izler. Kişi başı bütçeyi şu kalemlerle hesaplarız: uçuş, oda (tek mi çift mi kullanım), yemekler, etkinlikler, ödül gecesi, transfer, rehber, sigorta ve küçük ikramlar. Döviz bazlı fiyatlanan yurtdışı programlarında kur için bir pay bırakmak gerekir.

Gezinin tarihini, tahmini katılımcı sayısını ve aklınızdaki bölgeyi yazarsanız iki seçenekli bir program taslağı hazırlarız. Neleri üstlendiğimiz Motivasyon ve Teşvik Gezileri sayfasında.