Как спланировать инсентив-тур: от условий конкурса до последнего вечера

Инсентив-туром компания награждает менеджеров по продажам или дилеров, которые перевыполнили план. На бумаге всё просто: несколько дней, красивый отель, хорошая кухня. Но основная работа такой поездки идёт за много месяцев до вылета. Грамотно выстроенная программа становится целью, о которой отдел продаж говорит весь год. Слабо продуманная остаётся дорогим отпуском.

Поездка начинается в день объявления

Сила награды зависит от того, как рано и как чётко команда её увидела. Поездка, объявленная во втором полугодии, ничего не добавит к продажам первых шести месяцев. Поэтому мы советуем объявлять направление и даты в начале периода. В объявление включите фотографию отеля, одно-два события из программы и условия победы.

У объявления тоже должен быть свой календарь. В конце каждого квартала показывайте короткую таблицу: кто насколько приблизился к цели. Так гонка остаётся живой.

Кто поедет, должно быть ясно заранее

Размытые условия быстрее всего превращают поездку в потерю мотивации. Победителей определяют чёткие ответы на такие вопросы:

• Что считаем: оборот, прибыльность или число новых клиентов?
• Каждый соревнуется со своим планом или попадает в общий рейтинг?
• Как выравнивается разница между регионами, например между большим городом и малым?
• Число мест фиксировано или едут все, кто перевыполнил план?

Когда едут все перевыполнившие план, конкуренция внутри команды мягче. Рейтинг выделяет лучших. Какая модель вам подходит, решает руководство продаж, а мы строим программу гибко, с учётом того, что число участников заранее неизвестно.

Направление: время в полёте и сезон

Ощущение награды начинается с короткого перелёта. Если в четырёхдневной программе по целому дню уходит на дорогу туда и обратно, половина поездки остаётся в пути. Группе, которая вылетает из Турции, близки Каппадокия, побережье Эгейского моря и горные плато Черноморья. За рубежом лучше смотреть на города с прямым рейсом и несложной для участников визой.

Сезон выбирают по двум признакам: погода и загрузка отелей. В середине лета прибрежные отели дороги и переполнены. В мае, начале июня, сентябре и октябре группа получает цену ниже и обстановку спокойнее. Для зарубежных поездок оставьте участникам минимум два месяца на визу. Визовыми документами и записью на подачу занимается визовый отдел Seda Turizm.

Ритм программы

В инсентив-туре участник должен почувствовать и заботу, и отдых. Программа, расписанная по часам, отдыху мешает. Для четырёх дней мы используем примерно такой ритм:

1. День приезда: трансфер, заселение, вечером приветственный ужин. Вечер делаем коротким, все устали.
2. Второй день: утром групповая программа (прогулка на яхте, полёт на шаре, пешая экскурсия по городу), после обеда свободное время.
3. Третий день: утро свободное, вечером главное событие поездки, церемония награждения.
4. День отъезда: поздний завтрак, немного времени на покупки и аэропорт.

На церемонии награждения победителей вызывают на сцену, а руководители произносят короткую речь. Площадка, меню и фотограф этого вечера требуют больше всего работы во всей программе.

Сопровождающие и мелочи

Приглашать ли супруга или близкого человека победителя? Это решение напрямую меняет число номеров, мест в самолёте и бюджет, и принять его нужно в самом начале. Когда победитель едет с близким человеком, о награде говорят и в семье, и её эффект растёт.

В памяти чаще всего остаются мелочи: именная записка в номере, альбом с фотографиями церемонии, отдельная стойка регистрации в аэропорту на обратном пути. В бюджете это небольшая статья, но именно об этом потом рассказывают.

Куда уходит бюджет

Две самые большие статьи инсентив-тура приходятся на проживание и перелёт. За ними идут церемония награждения, групповые программы и трансферы. Бюджет на человека мы считаем по таким статьям: перелёт, номер (одноместное или двухместное размещение), питание, программы, церемония, трансферы, гид, страховка и небольшие подарки. В зарубежных программах с ценами в валюте нужно оставить запас на колебания курса.

Напишите даты, примерное число участников и регион, о котором вы думаете, и мы подготовим черновик программы в двух вариантах. Что мы берём на себя, описано на странице «Инсентив-туры и поощрительные поездки».