Кик-офф встреча отдела продаж: цели, программа и площадка

Кик-офф встреча отдела продаж открывает год: компания собирает своих менеджеров вместе, прежде чем они вернутся к клиентам с новым планом. Её называют и годовым собранием отдела продаж, и выездным совещанием, если команда уезжает из города. Организация обычно ложится на коммерческого директора или HR в декабре. Дата назначена на январь, люди летят из нескольких городов или стран, а отеля и зала ещё нет. Начните с того, что встреча должна сказать команде. Площадку ищут потом.

Зачем нужен кик-офф

В первую неделю года менеджер хочет знать план, свою долю в нём, систему бонусов и то, изменились ли цены. Всё это можно разослать письмом. Встреча отличается тем, что все слышат одно и то же в один день от тех, кто ставил цели, и задают вопросы прямо в зале.

До поиска площадки сформулируйте цель одним предложением, например: «команда уходит, понимая новую нарезку территорий и систему бонусов». Такая фраза подсказывает, сколько времени отдать каждой части программы. Если цель в запуске продукта, после обеда понадобятся продуктовые воркшопы. Если команду перестроили или в ней много новичков, вес вечерней программы и второго дня растёт.

Когда проводить

Подходящий момент наступает сразу после утверждения плана и бюджета. Без утверждённых цифр команда слушает общую речь. Поэтому большинство компаний выбирают первые недели года или финансового года. В России такие встречи обычно проводят после новогодних каникул.

Сверьте дату с дилерской конференцией, отраслевыми выставками и праздниками во всех странах, откуда летят участники. Для встречи в январе отель и залы лучше начать искать в ноябре. Сроки подготовки мы привели в частых вопросах ниже. Если участники едут из разных стран, правила въезда в Турцию для каждого гражданства проверьте заранее.

Программа на один или два дня

Одного дня хватит, если команда успевает прилететь утренним рейсом. Два дня нужны, когда люди едут издалека или в программе есть обучение и командная активность. Время в таблице примерное.

Работает ли такая программа, решают две детали. Три региональные группы в трёх углах главного зала слышат друг друга, поэтому каждой группе нужен свой небольшой зал. Утренней пленарной сессии подходит «театр» или «класс», дневному обсуждению больше подходит «кабаре». Заранее спросите отель, успеют ли переставить зал за обед. Чем различаются схемы, мы разобрали в статье о выборе конференц-зала.

Командную активность на второй день подбирайте по возрасту и физической форме группы. Как это сделать, мы рассказали в статье о тимбилдинге.

Городской отель или курорт

Городской отель подходит, если большая часть команды живёт в этом городе: номера нужны только приезжим. Слабое место в том, что после ужина все едут домой, а в обед кто-то уходит звонить клиенту.

На курорте команда проводит хотя бы одну ночь под одной крышей, ужин с награждением и утренняя сессия следующего дня проходят в одном месте. В бюджет добавляются дорога и проживание. Если все и так летят самолётом, курорт не добавляет лишней поездки. Стамбул удобен для городской встречи, когда люди летят из разных стран. Районы и два аэропорта мы описали в статье об инсентив-туре в Стамбул.

Для выездной встречи зимой в список попадает Анталья. Лара находится близко к городу и аэропорту, Белек известен крупными отелями, которые принимают большие группы. Районы мы сравнили в статье об инсентив-туре в Анталью. Северный Кипр тоже подходит, но правила въезда зависят от гражданства, поэтому сначала прочитайте раздел о въезде в статье о деловых встречах на Северном Кипре. В январе стройте программу вокруг зала и ужина, а не вокруг прогулок, и на этапе предложения спросите, работает ли отель в эти даты.

Город и отель мы предлагаем под цель встречи и число участников. Перелёты участников, расселение по номерам и трансфер из аэропорта мы ведём в том же плане.

Цели и награды объявляют со сцены

Кик-офф подходит для объявления системы наград на год лучше любого письма. Если направление инсентив-тура и условия победы объявлены в первую неделю года, команда работает на них с первого месяца. Поездка, объявленная в середине года, ничего не добавит к продажам первых месяцев. Что включить в объявление, мы написали в разделе «Поездка начинается в день объявления» статьи о планировании инсентив-тура.

Заранее решите, где звучит каждая цифра. Общий план компании можно показать всем на пленарной сессии. Планы регионов и личные планы обычно спокойнее обсуждать на региональном воркшопе, рядом с непосредственным руководителем.

Ужину с награждением нужен сценарий: кто выходит на сцену, в каком порядке и на сколько минут. Сцену, звук, свет, экраны и ведущего мы берём на себя, а подробности вечера описаны в статье о гала-ужине компании.

Неделя после встречи

В первую неделю после возвращения к клиентам:

• Разошлите презентации и таблицу планов. Цифры в письме должны совпадать с цифрами на сцене.
• Попросите руководителей регионов разбить план по сотрудникам.
• Отправьте короткую анкету: какие сессии помогли, какие показались длинными.
• Если фото и видеосъёмка входили в организацию, используйте отобранные кадры во внутренних коммуникациях.

Анкета и постатейный отчёт о расходах пригодятся, когда вы начнёте планировать встречу следующего года.

Частые вопросы

Что такое кик-офф встреча?

Так называют встречу, которая открывает год для собственного отдела продаж компании. Слово пришло из английского, там kick-off означает начальный удар в футболе.

Сколько дней длится встреча отдела продаж?

Цели, продукты и награды умещаются в один день. Если дорога дальняя или добавлены обучение и командная активность, удобнее два дня.

Обязательно ли уезжать из города?

Нет. Если большая часть команды живёт в одном городе, хватит отеля там же.

Можно ли совместить её с дилерской конференцией?

Можно, но повестки у них разные. Бонусы, планы и внутренние цены обсуждают без дилеров. Часто утро отдают внутренней сессии с отделом продаж, а после обеда проводят общую программу с дилерами. Бюджет и договоры для дилерской части мы описали в статье о дилерской конференции.

Ужин с награждением проводят в тот же вечер?

Чаще всего да, ведь команда уже в сборе. Если люди улетают вечером, перенесите награждение на обед или заключительную сессию.

За сколько начинать подготовку?

Для встречи до ста человек обычно хватает 4-6 недель. Для большой команды, курортного отеля или загруженного сезона лучше начать за 2-3 месяца, тогда выбор отелей и рейсов шире.

Напишите в форме на этой странице цель встречи одним предложением, число участников и города, откуда они летят. На первом звонке мы уточним дату и подготовим два варианта, городской и курортный, каждый с расчётом стоимости по статьям. Что мы берём на себя, от залов и техники до отелей и перелётов, описано на странице «Организация деловых встреч».