- MICE
- Корпоративные мероприятия
- Организация
Как организовать дилерскую конференцию: от выбора места до бюджета
Дилерская конференция и встреча отдела продаж шаг за шагом: цель, место, отель, программа и бюджет. Статьи расходов на человека и частые ошибки.
- Автор
- Seda Mice
- Опубликовано
- Время чтения
- 5 мин чтения
Раз или два в год компания собирает своих дилеров, дистрибьюторов или отдел продаж. На такой конференции показывают новые продукты, объявляют цели и освежают отношения. Хорошо выстроенная встреча держит мотивацию продаж месяцами. Плохо организованная оставляет группу, которая ждёт в лобби отеля, и вымотанный отдел маркетинга. Ниже схема, по которой мы готовим такие конференции.
Начало: цель и состав участников
До поиска места нужны чёткие ответы на три вопроса.
- Какая цель? Презентация продукта, итоги года, награждение и мотивация, обучение или всё вместе. От цели зависят плотность программы и тип площадки.
- Кто приедет? Число участников, будут ли сопровождающие, возраст, из каких городов едут люди (отсюда берётся стоимость дороги) и кому нужен VIP-протокол.
- Чем измерить результат? Что вы сочтёте успехом после мероприятия: долю приехавших, оценки в анкете, рост заказов в следующем квартале.
Без этих ответов предложения нельзя сравнить. Каждый подрядчик считает цену из своих допущений.
Сроки
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| За 4-6 месяцев | Цель, диапазон дат, число участников, рамки бюджета, короткий список мест |
| За 3-4 месяца | Договор с отелем и залом, блоки мест на рейсах, черновик программы |
| За 6-8 недель | Приглашения, форма регистрации, списки по номерам и рейсам, бриф по сцене и технике |
| За 2-3 недели | Окончательный список имён, план трансферов, бейджи, печать |
| Неделя мероприятия | Команда на площадке, стойка регистрации, план на случай сбоев |
| Две недели после | Анкета, отчёт по расходам, фото и материалы для участников |
При выборе дат проверьте отраслевые выставки, государственные и религиозные праздники, школьные каникулы и крупные события в городе проведения. Одно совпадение способно удвоить цену отеля.
Выбор места
В своей стране или за рубежом? Конференция в своей стране не несёт визовых, валютных и логистических рисков, и приезжает больше людей. Зарубежная сильнее работает на мотивацию и престиж, но визовые сроки и колебания цен усложняют планирование. Для дилерской сети из регионов Турции чаще всего удобнее Анталья, Измир, Бодрум, Каппадокия или Стамбул, куда легко добраться. Если хочется провести встречу на острове, присмотритесь к Северному Кипру: туда летают из многих городов Турции. Районы, трансфер и правила въезда мы описали в статье о деловых встречах и конференциях на Северном Кипре.
Отель или отдельная площадка? Когда проживание, зал и питание находятся в одном месте, проще и расходы, и работа на площадке. Если гала-ужин планируется вне отеля, нужны план трансферов и запасной вариант на случай плохой погоды.
Как составить короткий список. Запросите предложения по двум-трём местам на одном и том же шаблоне: даты, число людей, тип номеров, рассадка в зале, количество приёмов пищи. Предложения с разными допущениями вводят в заблуждение.
Программа
- Рабочие блоки ставьте на утро. После обеда свободное время или активность, вечером гала-ужин. Во второй половине дня внимание участников падает.
- В двухдневной программе оставьте один главный момент на сцене: презентацию или церемонию награждения. Если каждую сессию превращать в шоу, эффект слабеет.
- Активности в свободное время делайте добровольными, с двумя-тремя вариантами на выбор. Посадить всех на одну яхту получается удачно не всегда.
- Программу для сопровождающих планируйте отдельно. Должно быть понятно, чем они заняты во время заседаний.
Бюджет: расходы на человека
Бюджет удобнее строить в разбивке на человека, а не одной суммой. Тогда при изменении числа участников его легко пересчитать.
| Статья | Что входит | Примечание |
|---|---|---|
| Дорога | Перелёт или автобус, трансферы из аэропорта | Самая изменчивая статья, зависит от городов выезда |
| Проживание | Тип номера и число ночей, доля одноместных и двухместных номеров | Двухместное размещение снижает расходы на человека |
| Заседания | Аренда зала, рассадка, звук, свет, видео, сцена | В отельных пакетах часто считается вместе с проживанием |
| Питание | Завтраки, обеды, кофе-брейки, гала-ужин | Гала-ужин сам по себе занимает заметную часть бюджета |
| Активности | Экскурсия, яхта, мастер-класс, спорт | При добровольном участии оплата идёт по числу записавшихся |
| Продакшн | Бейджи, печать, оформление сцены, подарки | При раннем планировании обходится дешевле |
| Персонал | Команда на площадке, хостес, фотограф, ведущий | Планируется пропорционально числу участников |
| Резерв | Запас на статьи без письменного предложения и статьи, привязанные к валюте | Единой ставки нет. Закладывайте резерв по каждой статье, как описано в руководстве по бюджету конгресса. |
Сравнивая предложения, построчно проверяйте, включены ли налоги, сервисный сбор и условия отмены.
Договор и условия отмены
- В договоре с отелем должны быть прописаны гарантированное число номеров, срок подачи списка имён, допустимое бесплатное сокращение блока и шкала штрафов за отмену.
- Условия замены имён и возврата по блокам мест получите от авиакомпании письменно, по групповому тарифу.
- С внешними площадками и техническими подрядчиками согласуйте пункты о погоде и форс-мажоре.
День мероприятия
На площадке нужны один координатор и письменный сценарий: кто, когда и где. В него входят стойка регистрации, контроль трансферов, подготовка зала и цепочка связи на случай сбоев. Одностраничная программа для участника с рейсом, отелем, трансфером, расписанием дня и контактным номером снимает большую часть вопросов на месте.
После
В течение двух недель после мероприятия проведите короткую анкету, подготовьте отчёт по статьям расходов и разошлите фото и видео. Отчёт станет самым надёжным источником для бюджета следующего года.
Напишите цель встречи, число участников и диапазон дат, и мы подготовим сравнимые предложения по двум-трём местам на одном шаблоне. Наш координатор будет с вами на площадке. Что мы берём на себя вместе с залом, сценой и техникой, описано на странице «Организация деловых встреч». Если встреча проходит за рубежом, блок мест на рейсах и номеров мы собираем вместе с командой Seda Turizm, которая занимается отелями за рубежом.
