Şirket Gala Gecesi Nasıl Planlanır? Mekân, Sahne ve Akış

Gala gecesi, şirketin bir yılı ya da bir dönüm noktasını çalışanları ve iş ortaklarıyla kutladığı akşamdır. Davetliler bu akşamı yemeğin lezzetinden çok akışından hatırlar: kapıda bekleyip beklemedikleri, konuşmaların uzayıp uzamadığı, müziğin ne zaman başladığı. İyi bir gala, misafire akşamın kendiliğinden aktığını hissettirir. Bunun için arka planda dakika dakika yazılmış bir plan gerekir.

Önce akşamın amacı

Yıl sonu kutlaması ile ödül töreni aynı mekânda yapılabilir ama aynı akşam değildir. Kutlamada müzik ve sohbet öne çıkar, ödül töreninde sahne ve konuşmalar. Şirket yıldönümünde ise geçmişe bakan kısa bir film ya da sunum akşamın merkezine oturur. Amacı baştan netleştirmek, mekânın ve programın neye göre seçileceğini belirler.

Mekân seçimi

Gala mekânında dört şeye bakarız:

• Kapasite ve düzen: Yuvarlak masalarla banket düzeninde kişi başı yaklaşık 1,5 metrekare gerekir. Sahne, dans alanı ve servis koridorları bunun dışındadır.
• Tavan yüksekliği: Sahne ışığı ve ekran için en az dört, tercihen beş metre.
• Ulaşım: Davetlilerin çoğu akşam trafiğinde gelecek. Otel içindeki balo salonu bu sorunu ortadan kaldırır.
• Ses sınırı: Bazı mekânlar belli bir saatten sonra müziği kısar. Bu sınır sözleşmede yazılı olmalıdır.

Oturma planı

Oturma planı, galanın en hassas kısmıdır. Yöneticilerin masası sahneye yakın ama sahneyi kapatmayacak yerde olur. Ödül alacak kişiler sahneye kolay çıkabilecek masalara oturtulur. Birbirini tanımayan iş ortakları aynı masaya karıştırılmaz, her masada onları ağırlayacak bir şirket çalışanı bulunur.

Plan kesinleşince masa numaraları girişte bir panoda ya da isimli kartlarla gösterilir. Girişte yerini bulamayan misafir, akşama kötü başlar.

Sahne, ses ve görüntü

Konuşmaların arka sıradan rahat duyulması için sesin salonun tamamını eşit kapsaması gerekir. Ekranda gösterilecek film ve sunumlar bir gün önce mekânda denenir. Sunucu, konuşmacılar ve ödül takdim edecek yöneticiler için kısa bir prova yapılır. Kim nereden sahneye çıkıyor, ödül kimin elinde bekliyor, alkış müziği ne zaman giriyor, hepsi provada netleşir.

Akşamın akışı

Üç saatlik bir galada bizim kullandığımız akış kabaca şöyle:

1. Karşılama ve kokteyl, 45 dakika. Misafirler gelir, fotoğraf çekilir, masalar bulunur.
2. Açılış konuşması, en çok 10 dakika.
3. Yemeğin ilk servisi.
4. Ödül töreni ya da film, 20 ila 30 dakika. Servis bu sırada durur.
5. Ana yemek ve tatlı.
6. Müzik ve dans.

Konuşmaların toplamı yarım saati geçtiğinde salonun ilgisi dağılır. Her konuşmacıya bir süre verip bunu nazikçe hatırlatmak, akşamın temposunu korur.

Bütçe

Gala bütçesinde en büyük kalem yemek ve içecektir. Onu mekân kirası, ses ve ışık, sahne dekoru, sanatçı veya müzik grubu, fotoğraf ve video, davetiye ve ödüller izler. Fiyatlar kişi başı verildiği için katılımcı sayısının kesinleştiği tarih, mekânla yapılan sözleşmede yazılmalıdır. Son haftada eksilen her kişi, çoğu zaman yine faturaya yansır.

Gala gecesinin tarihini, davetli sayısını ve akşamın amacını yazarsanız mekân seçenekleriyle bir akış taslağı hazırlarız. Neleri üstlendiğimiz Etkinlik Organizasyonları sayfasında.