كيف تخططون حفل عشاء رسمي لشركتكم؟ المكان والمسرح وتسلسل الأمسية

حفل العشاء الرسمي هو الأمسية التي تحتفل فيها الشركة بعام كامل أو بمحطة مهمة مع موظفيها وشركائها. يتذكر الضيوف هذه الأمسية بسلاستها أكثر من طعامها: هل انتظروا عند الباب، هل طالت الكلمات، متى بدأت الموسيقى. الحفل الجيد يبدو للضيف وكأنه يسير وحده، ووراء ذلك خطة مكتوبة دقيقة بدقيقة.

الهدف أولًا

حفل نهاية العام وحفل توزيع الجوائز قد يجمعهما مكان واحد، لكنهما أمسيتان مختلفتان. في الأول تتقدم الموسيقى والأحاديث، وفي الثاني المسرح والكلمات. وفي ذكرى تأسيس الشركة يصبح فيلم قصير أو عرض عن مسيرتها محور الأمسية. حددوا الهدف أولًا لأنه يقرر كيف يُختار المكان والبرنامج.

اختيار المكان

ننظر إلى أربعة أمور في مكان الحفل:

• السعة والترتيب: على الطاولات المستديرة يحتاج كل ضيف نحو 1.5 متر مربع، من غير المسرح وحلبة الرقص وممرات الخدمة.
• ارتفاع السقف: أربعة أمتار على الأقل، ويُفضَّل خمسة، لإضاءة المسرح والشاشة.
• الوصول: معظم الضيوف يصلون في زحام المساء، وقاعة الحفلات داخل الفندق تلغي هذه المشكلة.
• حدود الصوت: بعض الأماكن تخفض الموسيقى بعد ساعة معينة، وينبغي أن يُكتب هذا الحد في العقد.

خطة الجلوس

خطة الجلوس أدق جزء في الحفل. طاولة الإدارة قريبة من المسرح من غير أن تحجبه. الفائزون بالجوائز يجلسون حيث يصلون إلى المسرح بسهولة. الشركاء الذين لا يعرف بعضهم بعضًا لا يُتركون وحدهم، وعلى كل طاولة مضيف من الشركة.

وحين تكتمل الخطة توضع أرقام الطاولات على لوحة عند المدخل أو على بطاقات بالأسماء. الضيف الذي لا يجد مقعده يبدأ أمسيته بداية سيئة.

المسرح والصوت والشاشة

ينبغي أن تُسمع الكلمات بوضوح من الصف الأخير، فيغطي الصوت القاعة بالتساوي. الأفلام والعروض تُجرَّب في المكان قبل يوم. ونجري تمرينًا قصيرًا للمقدم والمتحدثين والمديرين الذين يسلمون الجوائز: من يصعد من أين، ومن يحمل الجائزة، ومتى تبدأ موسيقى الصعود.

تسلسل الأمسية

في حفل مدته ثلاث ساعات نتبع تقريبًا هذا التسلسل:

1. استقبال ومشروبات ترحيبية، 45 دقيقة. يصل الضيوف وتُلتقط الصور ويجد كل ضيف طاولته.
2. كلمة الافتتاح، عشر دقائق على الأكثر.
3. الطبق الأول.
4. توزيع الجوائز أو عرض الفيلم، من 20 إلى 30 دقيقة، وتتوقف الخدمة خلاله.
5. الطبق الرئيسي والحلوى.
6. الموسيقى والرقص.

حين يتجاوز مجموع الكلمات نصف ساعة يتشتت انتباه القاعة. حددوا لكل متحدث وقتًا وذكّروه به بلطف.

الميزانية

الطعام والشراب أكبر بنود الميزانية، ويليهما إيجار المكان، والصوت والإضاءة، وديكور المسرح، والفنانون أو الفرقة الموسيقية، والتصوير، والدعوات، والجوائز. ولأن الأسعار تُحسب للفرد، ينبغي أن يُكتب في العقد موعد تثبيت العدد النهائي. فكل ضيف يعتذر في الأسبوع الأخير يبقى غالبًا في الفاتورة.

أرسلوا إلينا التاريخ وعدد الضيوف وهدف الأمسية، وسنعد خيارات للمكان ومسودة لتسلسل الحفل. ما نتولاه تجدونه في صفحة تنظيم فعاليات الشركات.