Toplantı Salonu Seçimi: Oturma Düzenleri ve Teknik İhtiyaçlar

Toplantı salonu kiralarken en çok sorulan soru "kaç kişilik?" olur. Oysa aynı salon tiyatro düzeninde iki yüz kişiyi, U düzeninde otuz kişiyi alır. Salonu doğru seçmek için önce toplantının nasıl geçeceğini, kimin konuşacağını ve katılımcının ne yapacağını bilmek gerekir.

Dört temel oturma düzeni

Tiyatro düzeni. Sandalyeler sahneye bakan sıralar halinde dizilir, masa yoktur. Lansman, sunum ve genel kurul gibi katılımcının dinlediği toplantılar için uygundur. Salonu en verimli kullanan düzendir.

Sınıf düzeni. Sıralı masalar ve arkalarında sandalyeler. Katılımcı not alacak, bilgisayar açacaksa tercih edilir. Aynı salon tiyatro düzenine göre yaklaşık yarı kapasite alır.

U düzeni. Masalar U biçiminde dizilir, açık uçta sunum yapılır. Yirmi beş otuz kişiye kadar, herkesin birbirini gördüğü ve tartıştığı toplantılar için idealdir. Kalabalık grupta U büyür ve karşı taraftaki kişi uzakta kalır.

Banket ve kabare. Yuvarlak masalar. Kabare düzeninde masanın sahneye bakan tarafı boş bırakılır. Atölye çalışmaları ve grup tartışmaları için uygundur.

Salon büyüklüğünü kabaca hesaplamak

Mekânlar kapasiteyi kendi düzen tablolarıyla verir. Kendi hesabınız için kabaca şu oranlar işinize yarar: tiyatro düzeninde kişi başı yaklaşık 1 metrekare, sınıf düzeninde 1,5 ila 2, banket düzeninde 1,5 metrekare. Sahne, ekran ve arkadaki teknik masa için ayrıca alan ayırın. Bu oranlar bir başlangıç noktasıdır, salonun kolonları ve kapı yerleri gerçek kapasiteyi değiştirir.

Tavan yüksekliği de hesaba girer. Alçak tavanlı bir salonda ekran yeterince yükseğe asılamaz ve arka sıralar sunumu görmez.

Teknik ihtiyaçlar

Salonu görmeye gittiğinizde şu soruların cevabını yerinde alın:

• Projeksiyon ve ekran salonda hazır mı, ışık gücü gün ışığında yetiyor mu?
• Kaç kablosuz mikrofon var, soru cevap için salona dolaşacak mikrofon verilebiliyor mu?
• İnternet bağlantısı katılımcı sayısını kaldırıyor mu, sunum için ayrı bir hat açılabiliyor mu?
• Karartma perdesi var mı?
• Teknik destek personeli toplantı boyunca salonda mı, çağrıldığında mı geliyor?

Bir sunumun ortasında kesilen ses ya da açılmayan dosya, toplantının havasını bozar. Teknik prova bir gün önce ya da en geç toplantı sabahı yapılmalıdır.

Şehir dışında bir salon

Ekibi bir günlüğüne bile olsa şehirden çıkarmak, toplantının verimini değiştirir. Telefonlar daha az çalar, aralarda yapılan yürüyüş toplantının devamına dönüşür. İstanbul'a kısa mesafede, doğa içinde küçük ölçekli bir yönetim toplantısı için grup şirketimiz Feel & Live Hotel'in Sapanca'daki toplantı odası bu tür buluşmalara uygun seçeneklerden biridir.

Sözleşmede bakılacak yerler

Salon sözleşmesinde kurulum ve toplama saatleri, katılımcı sayısının kesinleşeceği tarih, iptal koşulları ve kahve aralarının fiyata dahil olup olmadığı yazılı olmalıdır. Özellikle "minimum harcama" şartı olan mekânlarda, eksik katılım durumunda ne ödeneceği önceden bilinmelidir.

Toplantınızın tarihini, katılımcı sayısını ve toplantının biçimini yazarsanız size uygun salon seçeneklerini düzen önerisiyle birlikte göndeririz. Ayrıntılar Toplantı Organizasyonları sayfasında.