تنظيم الاجتماع السنوي لانطلاق المبيعات: الأهداف والبرنامج والمكان

اجتماع انطلاق المبيعات هو اليوم الذي تجمع فيه الشركة فريق مبيعاتها في بداية العام قبل أن يعود كل مندوب إلى عملائه بأهداف جديدة. تسميه شركات كثيرة بالإنجليزية Sales Kick-off، ويعرفه آخرون باسم الاجتماع السنوي للمبيعات. وغالبًا ما يصل ملف التنظيم إلى مدير المبيعات أو إدارة الموارد البشرية في ديسمبر: الموعد في يناير، والفريق قادم من عدة مدن أو دول، ولا فندق ولا قاعة حتى الآن. ابدؤوا بما سيقوله الاجتماع للفريق، ثم ابحثوا عن المكان.

ما الذي يجب أن يحققه الاجتماع

يريد المندوب في الأسبوع الأول من العام أن يعرف الهدف ونصيب منطقته منه، وكيف تُحسب العمولة، وهل تغيرت الأسعار. يمكن إرسال هذه المعلومات بالبريد الإلكتروني. ما يميز الاجتماع أن الجميع يسمعون الرسالة نفسها في اليوم نفسه من الإدارة التي وضعتها، ويطرحون أسئلتهم في القاعة.

اكتبوا غرض الاجتماع في جملة واحدة قبل البحث عن مكان. جملة مثل "يغادر الفريق وقد فهم توزيع المناطق الجديد ونظام العمولة" تحدد لكم الوقت الذي يحتاجه كل جزء من البرنامج. فإن كان الغرض إطلاق منتج جديد احتجتم إلى ورش منتجات بعد الظهر. وإن أعيد تشكيل الفريق أو انضم إليه موظفون جدد كثيرون، صار لبرنامج المساء واليوم الثاني وزن أكبر.

متى يُعقد

الموعد المناسب هو أول تاريخ ممكن بعد اعتماد أهداف العام وميزانيته، فالاجتماع الذي لم تُحسم أرقامه يتحول إلى كلمة عامة. لهذا تختار معظم الشركات الأسابيع الأولى من العام أو من سنتها المالية.

قارنوا التاريخ بموعد اجتماع الوكلاء والمعارض في قطاعكم والعطلات الرسمية في كل بلد يأتي منه أعضاء الفريق. وفق التقويم الفلكي يُتوقع أن يبدأ رمضان 1448 في أوائل فبراير 2027، فإن تأخر اجتماعكم إلى فبراير فراعوا ذلك في البرنامج ومواعيد الطعام. وإذا كان الاجتماع في يناير فابدؤوا البحث عن الفندق والقاعات في نوفمبر. أما مدة التحضير فتجدونها في الأسئلة المتكررة أدناه.

برنامج ليوم أو يومين

يكفي يوم واحد إذا استطاع الفريق الوصول برحلة صباحية. ويصبح اليومان أنسب حين يأتي الفريق من بعيد أو يضم البرنامج تدريبًا ونشاطًا جماعيًا. الأوقات التالية مثال.

تفصيلان يقرران نجاح هذا البرنامج. الأول أن ثلاث مجموعات في ثلاث زوايا من القاعة الرئيسية يسمع بعضها بعضًا، لذلك احجزوا قاعة صغيرة لكل مجموعة. والثاني ترتيب الجلوس، فالجلسة العامة صباحًا تحتاج إلى ترتيب المسرح أو الفصل، أما نقاش ما بعد الظهر فيناسبه ترتيب الكباريه. اسألوا الفندق مسبقًا هل يمكن إعادة ترتيب القاعة في وقت الغداء. الفرق بين الترتيبات تجدونه في دليل اختيار قاعة الاجتماعات.

اختاروا نشاط اليوم الثاني بحسب أعمار المشاركين ولياقتهم، والطريقة في دليل نشاط بناء الفريق.

فندق في المدينة أم منتجع

يكفي فندق في المدينة إذا كان معظم الفريق يقيم فيها، فتحجزون الغرف للقادمين من الخارج فقط. نقطة ضعفه أن الفريق يتفرق بعد العشاء، وقد يخرج بعضهم وقت الغداء للاتصال بعميل.

في المنتجع يقضي الفريق ليلة واحدة على الأقل تحت سقف واحد، فيكون عشاء الجوائز وجلسة الصباح التالي في المكان نفسه. تدخل تكاليف السفر والغرف في الميزانية، لكن إذا كان الجميع سيسافرون جوًا في كل الأحوال فلن يضيف المنتجع رحلة أخرى. ولشركات الخليج التي تجمع فرقها من عدة دول تناسب إسطنبول اجتماعًا في المدينة، وتجدون الأحياء والمطارين في دليل رحلات التحفيز في إسطنبول.

وإن أردتم الاجتماع خارج المدينة في الشتاء فضعوا أنطاليا في القائمة. لارا قريبة من المدينة والمطار، وبيليك معروفة بفنادقها الكبيرة التي تستقبل المجموعات الكبيرة. المقارنة بين المناطق في دليل رحلات التحفيز في أنطاليا. شمال قبرص خيار آخر، لكن شروط الدخول تختلف بحسب الجنسية، فاقرؤوا قسم شروط الدخول في دليل الاجتماعات في شمال قبرص أولًا. وفي يناير ابنوا البرنامج على القاعة والعشاء لا على الأنشطة الخارجية، واسألوا في مرحلة العرض هل يعمل الفندق في ذلك الأسبوع.

نقترح المدينة والفندق بحسب غرض الاجتماع وعدد المشاركين، وننظم في الخطة نفسها رحلات المشاركين وتوزيع الغرف والنقل من المطار.

إعلان الأهداف والجوائز على المسرح

اجتماع الانطلاق هو المكان الطبيعي لإعلان نظام المكافآت للعام. فإذا أُعلنت وجهة رحلة التحفيز وشرط الفوز في الأسبوع الأول عمل الفريق من أجلها منذ الشهر الأول، أما الرحلة التي يُعلن عنها في منتصف العام فلا تضيف شيئًا إلى مبيعات الأشهر الأولى. ما يجب أن يتضمنه الإعلان تجدونه في قسم "تبدأ الرحلة يوم الإعلان عنها" من دليل برنامج رحلة التحفيز.

قرروا مسبقًا أين يُعلن كل رقم. يمكن عرض هدف الشركة الإجمالي على الجميع في الجلسة العامة. أما حصة المنطقة وحصة كل مندوب فمناقشتها أسهل غالبًا في ورشة المنطقة، بحضور المدير المباشر.

عشاء الجوائز يحتاج إلى تسلسل واضح: من يصعد إلى المسرح، وبأي ترتيب، وكم دقيقة. المسرح والصوت والإضاءة والشاشات ومقدم الحفل جزء مما نتولاه، وتفاصيل الأمسية في دليل حفل عشاء الشركة.

الأسبوع الذي يلي الاجتماع

في الأسبوع الأول بعد عودة الفريق إلى السوق:

• أرسلوا العروض التقديمية وجدول الأهداف إلى الجميع، ولتكن الأرقام في البريد مطابقة لما عُرض على المسرح.
• اطلبوا من مديري المناطق توزيع الهدف على الأفراد.
• أرسلوا استبيانًا قصيرًا يسأل أي الجلسات أفادت وأيها طالت أكثر من اللازم.
• إن كان التصوير الفوتوغرافي والفيديو ضمن التنظيم فاستخدموا الصور المختارة في التواصل الداخلي.

الاستبيان وتقرير التكلفة بندًا بندًا هما أول ما تعودون إليه حين تخططون اجتماع العام المقبل.

أسئلة متكررة

ما معنى اجتماع انطلاق المبيعات؟

هو الاجتماع الذي يفتتح به فريق المبيعات في الشركة عامه، وتُعرض فيه الأهداف والعمولات والمكافآت وجهًا لوجه.

كم يومًا يستغرق الاجتماع السنوي للمبيعات؟

يتسع يوم واحد للأهداف والمنتجات والمكافآت. أما السفر الطويل أو التدريب أو النشاط الجماعي فيجعل اليومين أكثر راحة.

هل يجب عقده خارج المدينة؟

لا. إذا كان معظم الفريق في مدينة واحدة فيكفي فندق فيها.

هل يمكن جمعه مع اجتماع الوكلاء؟

نعم، لكن جدول أعمال كل منهما مختلف. العمولات والحصص وسياسة الأسعار الداخلية تُناقش في جلسة لا يحضرها الوكلاء. ومن الترتيبات الشائعة جلسة داخلية مع فريق المبيعات صباحًا وبرنامج مشترك مع الوكلاء بعد الظهر. ميزانية جانب الوكلاء وشروط عقوده في دليل اجتماع الوكلاء.

هل يكون عشاء الجوائز في المساء نفسه؟

غالبًا نعم، لأن الفريق مجتمع أصلًا. وإن كانت العودة مساءً فانقلوا الجوائز إلى الغداء أو الجلسة الختامية.

متى نبدأ التخطيط؟

لاجتماع يصل إلى مئة شخص تكفي عادة 4-6 أسابيع. أما للفريق الكبير أو فندق المنتجع أو الفترات المزدحمة فالبدء قبل 2-3 أشهر يوسع خيارات الفنادق والطيران.

اكتبوا في النموذج على هذه الصفحة غرض الاجتماع في جملة واحدة، وعدد المشاركين، والمدن أو الدول التي يأتون منها. في المكالمة الأولى نحدد الموعد معكم، ونضع خيار المدينة وخيار المنتجع جنبًا إلى جنب مع تفصيل التكلفة لكل منهما. وما نتولاه من القاعات والتجهيزات التقنية إلى الفنادق والسفر تجدونه في صفحة تنظيم الاجتماعات.